解決支援コンサルタント/行政書士阿部総合事務所

取引先から信頼される報告書を作りたい営業社員のあなたが今すぐしなければならないこと|行政書士阿部総合事務所

ブログ記事を書く際はペルソナを設定しなさいとよく言われます。

私が最初に言われたのは、自治体主催のWEB関連のセミナーに参加したときだったかな。時期はいつだか記憶にありませんが、ペルソナとは仮想の相手です。

誰に読んで欲しいのかをなるべく詳細に定めるわけですね。今日はブログ術の講義ではありませんので、この程度にするとして、これから書く記事の読み手は事業会社の営業部員の方に向けて書いています。

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新卒三年目、そろそろ会社での地位も上がり部下も出来つつある。これまで以上の業績をあげるための施策を考えている。
取引先に提出する報告書や、新規営業先に提出する企画書などの信頼性を高めることで受託率アップに繋げたいと思っている営業社員の方向けに書きます。

文書に信頼性を加味するには根拠のある数字を入れること。

これが最も簡単です。

といっても、プライマリーデータなんて中小企業は持ちあわせいないのが普通。

そこで二次データを利用するわけです。

企画書・報告書・提案書に数字も入れると書きましたが、どのような数字でもいいわけでありません。

根拠のある数字・データが必要なのです。

自社の取り組みをアピールしたいばかりに、適当にデータを集め、「加工」するのはよくありません。

誰が見ても納得する「根拠のある数字」が必要なのですが、どこに行けば入手出来るのでしょうか?

誰が見ても納得する納得するのは、日本の国が公表している数字です。

さすがに国の統計データの数字がおかしいという方はあまりおりません。

二次データとして最も信頼性があるのが、国が公表している数字なのです。

総務省統計局

統計局ホームページ統計局ホームページ

総務省は知っているけど統計局って何なの?という方のために、
統計局の使命と行動指針というページが用意されています。
http://www.stat.go.jp/info/guide/pdf/shimei.pdf
※PDFファイルが別窓で開きます。
以下抜粋です。

統計は、「社会の情報基盤」として、今日の行政運営や企業の意思決定などに必要不可欠なものとなっており、統計なくして国家などの運営は成り立ちません。
総務省統計局は、我が国の社会経済情勢を把握する国勢の基本に関する統計を通じて、政府統計の中核的機関としての役割を果たしています。
私たちは、社会経済情勢の変化に対応した有用で信頼される統計を作成し、適時的確に提供することを通じて、行政施策の企画・立案・評価、国民・事業者などの合理的な意思決定や学術発展を助け、国民生活の向上や社会経済の発展に更に貢献することを目指しています。

いいですね。
統計なくして国家などの運営は成り立たない。
国民生活の向上や社会経済の発展に貢献することを使命として行動されているのであれば、国民の一人として統計データを使わない選択肢はありません。

まして、営業社員のあなたとしてみれば、統計局のデータを活用して信頼性の高い報告書・企画書で業績向上となれば、まさに統計局の目指す社会経済の発展に寄与していることになるのです。

私たちのちっぽけなたった一枚の企画書が国民生活の向上や社会経済の発展につながるのであれば、もうこれはやってやりましょうよ!、統計局のデータをフル活用して。

さて、ここで一つ問題がありまして。
なにかというと、統計局のWEBサイトをご覧になりました?

多くの国のサイトと同じようにとても複雑ですよね。
ごちゃごちゃでどう使ったらいいかわからない

今日中に報告書を仕上げないと間に合わない、と合わせてて統計局のWEBサイトを開くよりは、Yahoo!ニュースをぼんやり見る時間の代わりに統計局のWEBサイトをいじってみるといいですよ。
私もそうやって使い方を覚えました。

総務省統計局のWEBサイトの基本的な使い方

まずトップページ右上のこの画像、見つかりますか?
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この画像をクリックしてください。

次のページに行ったらこの画像と同じものを見つけてください。
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この中から自分が欲しいデータを取りにいくわけです。

データの項目だけでも膨大です。
使い慣れていないと、どこに何のデータがあるのかさえ分かりませんよね。

ビジネス文書の作り方のあくまで一例ですが、国の行政データを活用するだけで、いつもの報告書・企画書・提案書の信頼性がアップするのは間違いありません。
それだけ数字の持つ威力は凄まじいものがあるのです。

来月に開催する行政書士阿部総合事務所主催のセミナーではもう少し詳しく使い方のレクチャーをします。
インターネットに繋がるPC持参で参加していただくとより充実したものになります。

それでは7月最後の週末、有意義にお過ごしください。
”むずかしいを楽しく”解決支援コンサルタント
行政書士阿部総合事務所 行政書士阿部隆昭

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