ボールを持たざるを得ないとき、信頼を守る“２ステップ”
――停滞ではなく「安心」をつくるタスクマネジメント術
1 “ボールを持たない”が理想なのに、なぜ持ってしまうのか
プロジェクトを円滑に進める鉄則は 「ボールを自分の手元で止めない」 です。
ところが現場では──
- 追加資料が届かない
- 決裁者が出張中
- 法的・技術的チェックが必要
など、避けようのない理由でタスク（＝ボール）が自分のコートに長居する瞬間があります。
このとき大事なのは「速度」ではなく “信頼” 。
止めざるを得ない状況でも 停滞感 を生まなければ、プロジェクトは実質的に止まりません。
2 信頼を守る”２ステップ”を理解する
STEP① ボールを持っていることを即座に伝える
STEP② いつ返すかの目安日時を宣言する
2-1 STEP①「持っている」宣言の深掘り
| ポイント | 解説 | NG 例 |
|---|---|---|
| a. “受け取り”を明示 | 「○○資料を受領しました」 → 相手は“紛失”の不安から解放 | ただ「確認します」だけ |
| b. 今やっている動作を一言 | 「要件チェックを開始しました」 → 具体性があると進捗を可視化 | 動作を伏せると“放置”疑惑 |
| c. 目的を再確認 | 「採択率を上げる観点で精査中です」 → 共有ゴールを再度一致させる | 目的に触れない連絡 |
ミニテンプレ
受領しました。現在【処理中アクション】を行っています。次のご連絡は STEP② でお知らせする期限までにお送りします。
2-2 STEP②「返球日時」宣言の深掘り
| ルール | 理由 | 実践ヒント |
|---|---|---|
| 24〜48h以内に期限を切る | 人は48h超の不確実性に強いストレス | 自分が土日をまたぐなら45h以内 |
| “○月○日○時まで”と時刻まで書く | 「日付のみ」だとタイムゾーン／終業時刻のズレ発生 | 例：7/10（火）18:00 JST |
| 実際に守れなくなりそうなら、前倒し再宣言 | 期限後報告は信頼の致命傷 | ズレが判明した瞬間に“再期限” |
ミニテンプレ
○月○日（○）18:00 までに一次見解＋追加質問をお返しします。
※現時点での想定所要は○時間、進捗が前倒し・遅延する場合は速やかにご連絡します。
3 応用編：ステップを補完する３つのツール
| ツール | 使い方 | 効果 |
|---|---|---|
| メールのCC／共有コメント | 決裁者もCCに入れ「見える化」 | チーム全体が進捗を同じ視野で確認 |
| タスク管理アプリの “@メンション” | STEP①を受領コメント、STEP②を期限付きタスクとして登録 | デジタルログが残りエビデンス化 |
| 日付固定テンプレ | 定型文に「{{DATE+2}} 18:00」と置換変数 | 書き間違い・抜け漏れ防止 |
4 よくある失敗と回避策
| 失敗例 | 原因 | 回避キーワード |
|---|---|---|
| “調査中です”だけで期限未提示 | STEP②欠落 | 3秒でいいので“○日○時”を書く |
| バッファを削りすぎて延滞 | 楽観見積もり | 「自己見積＋30％」を追加 |
| 期限再設定メールを躊躇 | 先延ばしの罪悪感 | “わかった瞬間に伝える”が誠実さ |
5 まとめ：止めても停滞させない人は、信頼を積み上げる
ボールを持たない が理想。
でも持つ瞬間が来たら、
①持っていることを知らせる ②返球時刻を決める
——たったこの２行が、タスクを“停滞”から“安心”に変え、
次の協働を呼び込む土台になります。
これまでお伝えしてきた内容は、当たり前にこなしている人にとっては何を今さらという話。ですが、ぜひ今日から、最初のボールで実験してみてください。
行政書士阿部隆昭の「補助金と経営の交差点」ポッドキャストでも発信しています。
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